Ügyeit elintézheti személyesen az ügyfélfogadási idő alatt.
Az ügyfélfogadási idők:
hétfő: 13.00-16.00
h
szerda 8.30-16.00 h
péntek:
8.30-12.00 h
Felhívjuk figyelmét, hogy a felügyelők munkájukból adódóan sokat tartózkodnak vidéken. Ezért ha konkrét személlyel szeretne beszélni, egyeztetni, akkor előtte telefonon egyeztessen időpontot.
Egyéb esetben az ügyfélfogadást végző ügyintézővel tud beszélni.
Ügyintézés telefonon
Telefonon csak igen indokolt esetben lehet ügyet intézni. A telefonon lefolytatott megbeszélés csak félreértéshez vezet. Nem tekinthető hivatalos ügyintézési formának.
Telefon várjuk bejelentéseiket, sürgős segítség kéréseiket. Telefonon lehet időpontot is egyeztetni.
A folyamatban lévő ügyekről információt telefonon nem adhatunk ki. Az ügyben érintett ügyfelek adatait, az üggyel kapcsolatos döntésről információt csak azonosított ügyfélnek lehet kiadni a személyiségi jogok védelmi érdekében. Telefonon az ügyfél egyértelmű azonosítása nem lehetséges.
Ügyintézés interneten keresztül
Internetes ügyintézés
Jogszabályi szinten már megteremtették az internetes ügyintézés feltételeit. Sajnos a technikai háttér kiépítésére még várni kell. A technika ismert fejlődési ütemét figyelembe véve néhány év múlva adott lesz ez az ügyintézési lehetőség is.
Az ügyintézés egyik feltétele a digitális aláírás beszerzése, melyet az okmányirodákban lehet elintézni. A digitális aláírás birtokában a MAGYARORSZÁG.HU honlapon már most is lehet ügyet intézni.
Sajnos a KÖH még nincs bekapcsolva a rendszerbe.
Ügyintézés email-ben
Hivatalunknak van központi email címe. Erre lehet elektronikus leveleket küldeni. Ebben az esetben is az azonosítás jelenti a fő problémát.
Email-ban elfogadunk kiegészítő információkat, olyan adatokat, melyek nem jelentenek egy ügyben olyan információt, mely alapja a döntésnek. A hatósági munka során csak igen indokolt esetben lehet az email-t figyelembe venni.
Tehát lényegi adatot tartalmazó levelét küldje el postán. Az email hatósági szempontból olyan, mint a telefon, nem lehet az ügyfelet minden kétséget kizáróan azonosítani. Ezért az ügyfelek érdekében lényeges adatot csak írásban vagy szóban fogadunk el.
Viszont az email sok egyéb lehetőségre alkalmas:
Elküldhetők képek az épületekről, a helyszínekről. Beszkennel irattal (a postát megelőzve) sürgős esetben segíthető a hatóság munkája. El lehet küldeni az emlékeztető vázlatát véleményezésre,....stb.
Nyugodtan használják ki az email adta lehetőségeket, az ügyintéző minden esetben jelzi, ha levelüket email-ban nem tudja figyelembe venni és kéri írott formában.
Ügyintézés postai úton
Levelezés
A mai Magyarország egyik legelfogadottabb ügyintézési módja.
A beérkező illetve a kimenő iratot beiktatják és ezzel az irat örökre azonosíthatóvá válik.
Az iktatás tartalmazza az irat érkezési idejét, módját, a feladót és az irat témáját.
Minden ügy iktatása sorba rendezve tartalmazza a keletkező iratokat. Ezek beérkező és kiküldött iratok.
Az iratok tartalmazhatnak határidőket. Ilyen esetben az értesítettnek át kell vennie az iratot aláírásával igazolva.
Kérjük, érdemi (fontos) közölnivalóit lehetőleg írásos formában jutassa el a hivatalba. Ha erre nincs lehetősége, akkor az is elfogadható, ha a hivatalban leírja közlendőit. Bizonyos esetekben az ügyintéző is leírhatja, majd az ügyfél aláírásával ellenjegyzi az iratot.
Minden iratnak fontos része, hogy meg lehessen állapítani, mi a tárgya (milyen épületről van szó benne, hol helyezkedik el, város, utca, házszám, helyrajzi szám és mit kívánunk közölni a hivatallal).
Fontos az is, hogy az iratból azonosítható legyen az ügyfél, mert csak ebben az esetben lehet válaszolni a beadványra (név, lakcím).
Bár a papír alapú ügyintézés sok problémával jár (nagy akta, sok levelezés..), de ma a legbiztonságosabb formája a hatósági munkának.
